6 неща, които най-организираните хора правят всеки денКредит: Грегор ШустерЖивотът ти е зает. Баланс между работата и живота е предизвикателство. Чувствате се така, сякаш се разпространявате толкова слаби, че започвате да изчезвате.
Повечето от нас се чувстват така. Но не всички. Най-организираните хора не го правят.
Като автор на бестселъри в NYT и невролог Даниел Й. Левитин обяснява, че срещнатият VIP не изглежда разпръснат и неистов.
Те са спокойни, готино и „в момента“, без да жонглира с девет неща и да се притеснява, че ще бъде направено от 19:00.
Не е трудно да се разбере защо: те имат помощ - помощници и асистенти, които да се грижат за тези неща, за да може VIP да бъде „в момента“.
Чрез Организираният ум: Мислене направо в ерата на претоварване с информация :
По време на работата си като научен изследовател имах възможността да се срещна с губернатори, членове на кабинета, музикални знаменитости и ръководители на компании от Fortune 500. Техните умения и постижения варират, но като група едно нещо е изключително постоянно. Неведнъж съм бил поразен от това колко освобождаващо е за тях да не се притесняват дали има някъде другаде, където трябва да бъдат, или някой друг, с когото трябва да говорят. Те отделят време, осъществяват контакт с очите, отпускат се и наистина са там с когото и да говорят. Те не трябва да се притесняват дали има някой по-важен, с когото трябва да говорят в този момент, защото техният персонал - техните външни филтри за внимание - вече са определили за тях, че това е най-добрият начин да използват времето си.
Трябва да е хубаво, тъй като ние с вас трябва да изпълняваме много задачи и да съкращаваме нещата, за да се опитаме да свършим всичко, като се стресираме през цялото време.
Но тук е нещото: И ти можеш да бъдеш такъв. И не се нуждае от персонал от 10 души.
И така, кой е вашият асистент? Ти си. Тогава кой е VIP? Ти си. (Да, активно ви насърчавам да развиете разделена личност.)
С достатъчно планиране преди време, можете да сте сигурни, че сте толкова спокойни и организирани, колкото президентът на Съединените щати.
(За повече информация относно това, което правят най-продуктивните хора, кликнете тук .)
Просто трябва да поставим няколко системи на място преди време. Каква е първата стъпка?
Подобни публикации: 6 неща, които най-продуктивните хора правят всеки ден
1) Мозъкът на VIP е празен. И това е добро нещо.
Президентът на Съединените щати не се опитва отчаяно да запомни списъка си със задачи.
Той е възложил на персонала си всички неща, които предстоят, за да може да се съсредоточи на 100% върху онова, което е пред него.
Не, нямате група помощници, но все още има ключов принцип, който можете да използвате: Махни го от главата си.
Чрез Организираният ум: Мислене направо в ерата на претоварване с информация :
Прехвърлете тежестта на организирането от нашите мозъци към външния свят ... Записването им ги изважда от главата ви, изчиствайки мозъка ви от бъркотията, която пречи на възможността да се фокусирате върху това, върху което искате да се фокусирате.
Всичко, за което се притеснявате, всяка задача, всяка грижа се записва на едно място.
Едно. Не са разпръснати в бележник у дома, iPad в офиса, входящата ви поща за електронна поща, лепкави бележки на монитора ви и ненадеждната ви памет.
Това разсейване ви кара да се чудите дали не сте забравили нещо - и изследванията го показват произвежда безпокойство .
Така че махнете го от главата си и в един списък. След това Първи неща казва авторът Дейвид Алън разбийте го на 4 категории:
- Направи го
- Делегирайте го
- Отложи го
- Пусни го
След като имате тези 4 списъка, вие знаете какво всъщност трябва да направите и всичко е на едно място. Самото създаване на този списък е голяма стъпка към VIP готино.
Защо това работи? Има някаква неврология зад това. Записването на неща деактивира „цикли за репетиции“.
Чрез Организираният ум: Мислене направо в ерата на претоварване с информация :
Когато имаме нещо в съзнанието си, което е важно - особено даден предмет - се страхуваме, че ще го забравим, така че мозъкът ни го репетира, разхвърляйки го наоколо и наоколо в кръг в нещо, което когнитивните психолози всъщност наричат репетиционна верига, мрежа от мозъчни региони, която свързва фронталната кора точно зад очните ви ябълки и хипокампуса в центъра на мозъка ви ... Проблемът е, че работи твърде добре, като държи артикулите на репетиция, докато не се заемем с тях. Записването им дава едновременно имплицитно и изрично разрешение на репетиционния цикъл да ги пусне, да отпусне нейните невронни вериги, така че да можем да се съсредоточим върху нещо друго.
Изследванията показват, че когато оставите нещата недовършени и се тревожите, това всъщност е така ви прави глупави . Решение? Запишете всичко .
(За повече информация как големите гении на историята се възползват от тетрадки, щракнете тук .)
Така че извадихте всички задачи от мозъка си и ги включихте в списък. Знаете какво може да бъде делегирано, отложено и отхвърлено - и какво всъщност трябва да направите.
Сега как да преминете през деня като спокоен VIP?
2) „Господин Председател, следващата ви среща ще започне
Президентът на Съединените щати не проверява часовника си. Той е насрочен за минута и помощниците му казват кога е време да тръгне.
Може да нямате помощници, но всеки смартфон има аларми и напомняния.
Чрез Организираният ум: Мислене направо в ерата на претоварване с информация :
Управлението на времето също изисква структуриране на бъдещето ви с напомняния. Тоест, една от тайните за управление на времето в настоящето е да предвидите бъдещите нужди, така че да не оставате да бъркате и да играете догонване през цялото време.
По ирония на съдбата телефонът ви вероятно ви прекъсва с маловажни текстове, имейли и актуализации на състоянието - но не и за ключовите приоритети за вашия ден.
Малко от нас имат календара си така организиран преди време, че да можем да го оставим да диктува всички наши действия от момент на момент.
Какъв е ключът? Алармите не работят със списъци със задачи.
Като Кал Нюпорт препоръчва, присвоявайте на всяка задача блок от време в календара си. След това можете да прецените колко всъщност можете да свършите:
Графикът ви принуждава да се изправите пред реалността колко време всъщност имате и колко време ще отнеме нещата. Сега, когато погледнете цялата картина, можете да извлечете нещо продуктивно от всеки свободен час, който имате в работния си ден. Вие не само изтласквате повече работа, но сте в състояние да поставите работата на места, където можете да го направите най-добре.
По-малко вероятно е отлагайте когато дадена дейност има зададен блок от време, защото решението вече е взето.
И след като има времеви блок, можете да станете VIP. Алармите позволяват на ума ви да бъде спокоен, знаейки, че ще ви бъде напомнено за следващото нещо.
(За повече информация относно графика, които успешните хора следват всеки ден, щракнете върху тук .)
Знам какво мислят някои от вас: Но ме прекъсват. Разсейвам се.
Но има начин да се справите с прекъсванията - дори ако нямате подробности за тайните служби, които да държат хората извън офиса ви.
3) Настройте филтри
Всяка сутрин президентът получава строго секретен документ с всичко, което трябва да знае, от агенциите под него.
Какъв ключ не е това, което съдържа документът, той не съдържа: 50 актуализации на състоянието, 100 туитове, 10 снимки на котки и 1000 маловажни имейла.
Той може да се съсредоточи върху важното, защото не се разсейва от това, което не. Междувременно вероятно се чувствате обзети от информация.
Чрез Организираният ум: Мислене направо в ерата на претоварване с информация :
Днес нашите филтри за внимание лесно се претоварват. Успешните хора - или хората, които могат да си го позволят - наемат слоеве от хора, чиято работа е да стеснят филтъра за внимание. Тоест, корпоративни глави, политически лидери, разглезени филмови звезди и други, чието време и внимание са особено ценни, разполагат с екип от хора около себе си, които ефективно продължават собствения си мозък, възпроизвеждат и усъвършенстват функциите на внимателния филтър на префронталната кора.
„Имам претоварване с информация!“, Крещиш. Но като технологичен мечтател Клей Ширки казва, „Това не е претоварване с информация; това е повреда на филтъра. '
Вниманието ви е ограничено и ценно. Нуждаете се от по-малко информация. Имате нужда от добри филтри.
Чрез Организираният ум: Мислене направо в ерата на претоварване с информация :
Мозъкът ни има способността да обработва информацията, която приемаме, но на цена: Може да имаме проблеми с отделянето на тривиалното от важното и цялата тази обработка на информацията ни уморява. Невроните са живи клетки с метаболизъм; те се нуждаят от кислород и глюкоза, за да оцелеят и когато са работили усилено, изпитваме умора ...
Добро нискотехнологично решение е да скрий се за част от деня . Аз съм сериозен като инфаркт. Отидете там, където хората не могат да се свържат с вас, и свършете солидна работа.
Това не е опция за всички. Разбрах. Няма проблем. Но хората, които смятат, че технологията ги е натоварила с информация, я използват погрешно.
Използвайте технология като DVR, за да изместите времето за комуникация. Хората трябва да се свържат с вас, когато искате, а не когато искат.
Обработвайте всички комуникации в посочения ' партиди ': зададен час, когато проверявате имейл, гласова поща и т.н.
Някои хора казват: „Не мога да направя това“. Но вероятно можете да го направите повече, отколкото си мислите, особено рано и късно през деня.
Може би шефът ви иска нелепо отзивчив. Глоба. Настройте имейл филтър, така че само имейлите на шефа да преминават незабавно.
Чрез Организираният ум: Мислене направо в ерата на претоварване с информация :
... можете да настроите имейл филтри в повечето програми за електронна поща и телефони, като посочите определени хора, чиято поща искате да получите до вас веднага, докато друга поща просто се натрупва във входящата ви поща, докато имате време да се справите с нея. А за хората, които наистина не могат да бъдат далеч от електронната поща, друг ефективен трик е да създадете специален, частен акаунт за електронна поща и да предоставите този адрес само на онези няколко души, които трябва да могат да се свържат с вас веднага, и проверявайте другите си сметки само в определено време.
(За повече информация как да постигнете баланс между работа и личен живот, щракнете върху тук .)
Така че имаш напомняния и филтри и вече не тичаш разтревожен.
Но когато седнете да работите, осъзнавате, че все още има твърде много работа. Как можеш да запазиш спокойствие, когато има толкова много решения?
Подобни публикации: 8 неща Най-успешните хора в света имат общо
4) Невероятната сила на „Достатъчно добре“
Президентът не взема малки решения. Хилядите хора, работещи под него, се справят с тях, така че само големите неща се издигат до неговия дневен ред.
Но като се има предвид, че нямате хиляди хора да работят под вас (или може би всякакви по този въпрос) вие се справяте с всяко решение, делово и лично.
Както вече казах, ' Можете да направите всичко, след като спрете да се опитвате да правите всичко. „Бъдете перфекционист по всичко това и ще имате нервен срив.
Запазете своя ограничена власт за вземане на решения за важните неща. Всичко останало трябва да бъде „удовлетворено“.
Какво е удовлетворяващо? Това е изкуството бързо да изберете опцията, която е „достатъчно добра“. И изследванията показват, че това е пътят към производителността - и щастие .
Чрез Организираният ум: Мислене направо в ерата на претоварване с информация :
Последните изследвания в социалната психология показват, че щастливите хора не са хора, които имат повече; по-скоро те са хора, които са доволни от това, което вече имат. Щастливите хора се занимават със задоволяване през цялото време, дори и да не го знаят. Уорън Бъфет може да се разглежда като прегръщащ удовлетворение до крайност - един от най-богатите хора в света, той живее в Омаха, на пресечка от магистралата, в същия скромен дом, в който живее от петдесет години ... Но Бъфет не удовлетворява със своите инвестиционни стратегии; удовлетворяването е инструмент за това да не губите време за неща, които не са вашият най-голям приоритет. За вашите високоприоритетни начинания старомодният стремеж към върхови постижения остава правилната стратегия.
Ще доведе ли това решение до загуба на работата ви? Не? След това изберете „достатъчно доброто“ решение и се съсредоточете върху най-важното.
(За повече информация какво общо имат най-успешните хора, щракнете върху тук .)
Приоритетите на шефа ви се променят по обяд. Още неща се добавят към вашия списък. Как може това да не хвърли маймунски ключ в добре заложения ви план?
5) „Господин Председател, има промяна ...
Когато настъпят промени за Главнокомандващия, той се сменя безпроблемно, защото неговите помощници вече са преразгледали плановете на деня. Така той остава спокоен.
Можете също да останете хладни, но това изисква малко повече усилия. Ще влязат нови неща, приоритетите ще се променят и трябва да обработвате и адаптирате.
Винаги подготвяйте бележника си, за да заснемете нови идеи и задачи.
И през целия ден се нуждаете от моменти на триаж и „активно сортиране“, където преструктурирате списъка от голямото си мозъчно сметище.
Чрез Организираният ум: Мислене направо в ерата на претоварване с информация :
„Вашият мозък трябва да се ангажира последователно с всичките ви ангажименти и дейности“, казва Алън. „Трябва да сте сигурни, че правите това, което трябва, и че е добре да не правите това, което не правите. Ако ви е на ума, значи умът ви не е ясен. Всичко, което смятате за недовършено по какъвто и да е начин, трябва да бъде уловено в надеждна система извън ума ви ... “Тази доверена система трябва да го запише.
След като актуализирате списъка си, приложете Матрица на Айзенхауер .
Когато знаете в коя категория всичко се вписва, можете да атакувате списъка по приоритетен начин.
(За повече информация как военноморските тюлени, астронавтите и самураите взимат добри решения, щракнете върху тук .)
Добре, вие сте господар на графика си, умът ви е празен и сте готови да се съсредоточите ... Какво сега?
Подобни публикации: Как да постигнете баланс между личния и професионалния живот в 5 стъпки
6) Имайте 'Война стая'
Виждали ли сте някога снимка на бюрото на президента? Има ли купища хартии и 1000 случайни публикации? Не.
Изследванията показват бюро, което изглежда като последица от природно бедствие разрушава способността ви да се концентрирате .
Не е нужно да сте спретнат изрод, но когато е време да спрете да планирате и да станете VIP, имат отделна работна зона, предназначена за фокусиране.
Чрез Организираният ум: Мислене направо в ерата на претоварване с информация :
Един от начините да използваме естествения стил на съхранение на паметта на хипокампуса е да създадем различни работни пространства за различните видове работа, която вършим. Но ние използваме същия екран на компютъра, за да балансираме чековата си книжка, да отговаряме на имейли от нашия шеф, да правим онлайн покупки, да гледаме видеоклипове на котки, които свирят на пиано, да съхраняваме снимки на любимите си хора, да слушаме любимата ни музика, да плащаме сметки и четене на ежедневните новини. Не е чудно, че не можем да си спомним всичко - мозъкът просто не е проектиран да има толкова много информация на едно място ... Неврологът и писател Оливър Сакс отива още едно: Ако работите по два напълно отделни проекта, отделете едно бюро или маса или част от къщата за всеки. Само стъпването в друго пространство удря бутона за нулиране на мозъка ви и позволява по-продуктивно и творческо мислене.
Според гуруто за производителност Тим Ферис , фокусът е просто продукт на премахване на разсейването.
Подобни публикации: Как да имате най-организираната година от живота си
Така че искате вашата VIP зона за работа да има това, от което се нуждае VIP. И нищо друго.
Чрез Организираният ум: Мислене направо в ерата на претоварване с информация :
Основна находка в когнитивната психология за постигането на този контрол е да правите видими нещата, от които се нуждаете редовно, и да скривате неща, които не правите.
Вече чувам хленченето: Но аз нямам два офиса! Едва го имам!
Това не е за недвижими имоти, а за ментално пространство. Бюрото ви може да бъде там, където планирате, но VIP работи на дивана.
Или вашият настолен компютър е за подготовка, но VIP работи на вашия iPad (в който нарочно липсват приложения за Facebook, Twitter и т.н.)
Когато е време за VIP работа, вие искате всичко необходимо, за да свършите работата - и нищо друго.
Вашето непосредствено обкръжение трябва направете това, което трябва да направите, лесно и това, което не трябва да правите трудно .
(За повече трикове, които успешните хора използват, за да се направят страхотни, щракнете върху тук .)
И така, как да съберем всичко това заедно?
Обобщавам
Стъпките, за да бъдете толкова организирани и спокойни, колкото Главнокомандващият:
- Махнете вашите задачи от главата си върху един документ.
- Заключете календара си и задайте аларми, така че да не се налага да мислите какво следва.
- Използвайте 'batching' и филтри, за да получите информацията, от която се нуждаете, само когато имате нужда от нея.
- Изберете „достатъчно добри“ за малките решения, за да можете да се съсредоточите върху големите.
- Редовно улавяйте, триажирайте и приоритизирайте нови елементи.
- Имайте „Война стая“, която съдържа това, от което се нуждаете - и нищо друго.
Присъединете се към над 100 000 читатели. Вземете безплатна седмична актуализация по имейл тук .
Някога се нуждаете от секретар, който зорко следи телефона цял ден ... след това идваха телефонни секретари и гласова поща.
Оттогава технологията е изминала дълъг път и с известно планиране можете да я използвате, за да запазите спокойствие и да постигнете велики неща.
Отначало е трудно. И, да, ще се препънете. Ще трябва да промените и персонализирате. Но с времето ще развиете лична система, която работи.
И ще научите урока, който всеки VIP знае:
Най-сложното нещо, което да се научиш да управляваш, си ти самият . Но щом се справите с това, можете да се справите с всичко.
Това парче първоначално се появи на Лаене по грешното дърво .
Тази история първоначално се появи Девиз